电子采购通过消除纸质或传真采购订单(POs)和供应商回复，简化和自动化了采购过程。标准化的电子文档减少了人为错误，极大地加快了订单处理速度，将时间从几天或几周缩短到几分钟。采购周期可能会缩短75%或更多。
提高效率
简而言之，采购变得更加高效。那些曾经整理文件的人可以被分配到更高价值的采购活动，如采购分析或供应商关系。各部门可以立即查看所有订单和请购单的状态，节省紧急电话和传真。此外，报告可以为采购经理提供数据，以帮助分析业绩。进行这种类型的分析可以让公司优化他们的供应商关系，只保留他们最好的供应商。
对于一个好的电子采购解决方案，首要原则是将采购决策(何时购买和购买多少)分发给运营单位的授权用户。这可以减少特立独行的支出。执行采购管理层在首选供应商、批准项目、条款和其他方面制定的规则，可以极大地提高利润率并降低成本。
其次，一个好的系统必须为集中采购提供工具，以汇总来自整个组织的需求，这样它就可以谈判更好的交易。这需要对整个企业的采购活动进行集中可见性。如果你不知道你买了多少，你就不可能得到更好的交易。
第三，采购不是一个独立的活动，电子采购必须与现有的后端财务、应付账款和发票管理应用程序集成。确保连接很容易。它是否允许可扩展标记语言(XML)分派POs和更改订单?它是否容易与供应商中心集成?
第四，一个好的电子采购应用程序可以通过一个完整的从采购到结算的解决方案解决发票和接收问题，或者它可以很容易地与企业的现有能力联系起来。
第五，公司从电子采购系统中获得的价值很大程度上取决于有多少员工使用该系统进行采购。易于使用，直观的界面和强大的搜索功能将提高合规性。
第六，寻找目录管理工具和服务。目录会变化，所以要坚持使用管理工具来保持清单的更新。
电子采购系统的成功还受到使用该系统的供应商数量的影响。仅仅因为供应商在线并不意味着它可以使用您的系统。寻找一个不仅有很多供应商的网络，而且是一个你的许多供应商已经连接到的网络。这些供应商将立即提供给您。对于不在网络上的供应商，您应该能够简单地邀请他们加入，然后期望轻松访问。
最后，一定要考虑总拥有成本。软件是否获得许可，是否有托管应用程序或按需解决方案提供商?需要哪些维护?是否存在需要IT资源的重大集成问题?
对于那些仍然全部或部分手工进行采购和供应商管理的公司来说，投资电子采购解决方案可以显著改善他们的采购流程。
伊恩•沙利文ian@perfect.com他是Perfect Commerce的产品战略副总裁，Perfect Commerce是一家按需供应商关系管理解决方案供应商，位于密苏里州Lee’s Summit。
