“恭喜你，”老板说。“你是新的项目经理。”
不管这种情况是否发生在你身上，在你的职业生涯中很可能会有一个项目管理的任务。如今，越来越多的公司在更广泛的商业活动中采用项目管理规程。正如作者Stanley E. Portny在《傻瓜的项目管理》(Wiley Publishing Inc.， 2001)一书的开篇所指出的那样，“大多数成为项目经理的人并不是自愿的。相反，在他们所选择的职业道路上，项目管理往往是一个意想不到的、但却必需的进步。”
职业的回报
然而，对许多人来说，项目管理是一种可以获得回报的短途旅行。位于康涅狄格州斯坦福德的Pitney Bowes公司的新产品开发流程主管Mize Johnson说:“我们的项目团队负责人来自不同的学科，主要是工程，但也有来自制造、营销，有时还来自服务部门。事实上，这对人们来说是一个很好的成长机会。”即使成为一名项目经理不是你的终身职业目标，但它仍然是许多其他职位普遍认为的标准之一。”
项目管理也逐渐成为一种全职职业。项目管理协会(PMI)是一个拥有13.5万成员的组织，总部位于宾夕法尼亚州的纽敦广场。，报告说，最近寻求项目管理专业人员(pmp)认证的个人数量呈爆炸式增长。自1997年以来，该协会统计的pmp人数约为6400人，如今获得认证的pmp人数已增长了13倍多，达到87000人以上。
越来越多的大公司正在建立和维持正式的项目管理部门或办公室，由专业人员组成，他们主要花时间管理项目和制定内部项目管理标准。举例来说，通用汽车公司(General Motors Corp.)负责汽车运营(GM Vehicle Operations)制造项目管理的执行董事埃斯特林(Larry Esterline)说，该公司雇佣了300至500名员工来监督规模从2亿美元到10亿美元甚至更多的制造项目。
但是在不同的行业中，无数的其他个人发现有效管理项目的能力只是他们日常工作中需要的众多技能之一。作者Portny指出，这些所谓的“附带项目经理”如今越来越多地出现在雇主赞助的项目管理培训课程中。他的公司Stanley E. Portny and Associates LLC位于新泽西州伦道夫，提供项目管理培训。
波特尼表示:“与过去相比，更多的商业活动被视为项目。”“我认为人们正在认识到，一个项目不仅仅是一个大型的、官方的、高预算的任务，而且几乎所有在工作场所处理的任务，当你看到它时，都满足项目的标准。如果你想更有效地处理你的所有工作，项目管理的原则可以帮助你，”Portny说。
从企业的角度来看，员工提高的项目管理技能转化为利润优势。宾夕法尼亚州Haverstown的项目管理解决方案公司(project management Solutions Inc.)的研究机构商业实践中心(Center for Business Practices)对100名高级项目管理从业者进行了调查。在美国，超过94%的受访者表示，实施项目管理技能为他们的组织增加了价值。根据J. Kent Crawford, PMP和James S. Pennypacker在2001年11月PMI研讨会上发表的一篇论文，被调查的公司注意到，在项目/过程执行方面平均提高了50%，在财务绩效方面提高了54%，在客户满意度方面提高了36%，在员工满意度方面提高了30%。
规划陷阱
PMI将项目管理分解为五个基本过程——启动、计划、执行、控制和关闭——每个过程都有一组定义良好的子过程，这些子过程通常被认为是最佳实践。在正式的文献中有大量的信息，包括PMI的“项目管理知识体系指南”。因此，在这篇文章中，Automation World并不打算详尽地逐步介绍项目管理技能，而是为那些“偶然的项目经理”提供一些高水平的起点和提示，这些“偶然的项目经理”有一天可能会发现自己领导了一个项目团队。我们与许多行业资源建立了联系，包括全职和兼职项目经理，以及行业顾问。
当这些人被问及项目失败或遇到问题的最常见原因时，最常听到的答案与项目的前期计划和需求部分有关。
“一个主要的任务是始终确保您的所有需求都有文档记录。确保每个人都在每个小细节上签字，因为如果你不这样做，就会出现所谓的范围蔓延，即人们在项目结束后来到这里说，‘哦，这个看起来很棒，但我还想要这个、这个和这个，’”总部位于达拉斯的青年总裁组织(Young Presidents Organization, YPO)的营销和运营总监查德•莱恩(Chad Lane)指出。YPO是一家为年轻企业领导人提供同事关系网的组织。
Lane在旧金山工作，负责管理一个YPO工程团队，并经常负责与组织网站相关的信息技术(IT)项目。Lane警告说:“如果你不能确保在需求阶段每个相关方都参与其中，你就会陷入永远无法完成项目的黑洞中。”
马萨诸塞州阿克斯布里奇(Uxbridge)的CompanySmith Inc.首席执行长丹尼斯•史密斯(Dennis Smith)说。他也认为，项目的前期阶段可能非常关键。“更多的项目失败是由于需求不明确或冲突，而不是其他原因，”Smith宣称。Smith建议他的客户从一份涉及项目中所有内容的高级需求文档开始，然后将该文档分解为越来越详细的需求集——通常是两到三个额外的级别。
“可能出错的情况是，人们不理解需求，他们没有把它们写下来，需求是模糊的，或者它们非常不均衡，”史密斯观察到。在某些情况下，团队将极其详细地记录项目某一部分的需求，而忽略了项目的其他部分。
臭名昭著的乏味的
例如，在控制系统项目中，关键方面包括电源供应和接地，史密斯指出。但是因为这些项目是“臭名昭著的单调乏味的”，它们经常在需求规划中被忽略。“人们想要做迷人的事情——人机界面、软件架构和高度可见的设计块。所以这些将被详细定义，”史密斯说。“但如果你没有正确的电源供应、配电和接地，你以后可能会遇到无数的问题。”
Pitney Bowes的约翰逊也可以证明正确规划水平的价值。当Pitney Bowes对公司完成的项目做了一些详细的比较时，它发现良好的项目管理实践可以节省25%到35%的项目所需时间。节省的原因是什么?
“这很大程度上是为了更好地规划，”约翰逊说。他解释道:“我们发现，许多团队所做的计划要么过于详细，要么水平过高。”“所以，如果说我们从中得到了什么教训的话，那就是你的计划水平绝对是至关重要的。它需要足够高，这样人们才能看到森林而不是树木，但你需要有足够的能见度，才能有可操作的东西。”
在他的培训课程中，Portny建议说，成功的项目管理通常是态度的转变和实践的转变一样多。宾夕法尼亚州库尔普斯维尔(Kulpsville)的Greene, Tweed & Co.公司也是如此。这家总部位于美国的高性能密封件和零部件制造商的高管迪克·沃森说，他看到了曙光。自从公司最近参加了Portny计划提供的三个培训模块中的第一个，沃森说他已经注意到员工的态度和行为发生了变化，包括他自己。
“我对如何处理每一个项目都有了更敏锐的思考。不仅仅是大型项目。小项目也是如此，”沃森说。“例如，最近我们的一位高管让我做一件事，我坐下来写了一页纸的工作陈述，包括任务是什么，目标是什么，以及在规定时间内完成工作的策略和策略。”
沃森承认，在接受最初的项目管理培训之前，“我不会用那么严格的纪律来做这件事。”但是，通过提前完成思考过程，通过明确项目发起人和执行者之间的成功因素，“它增加了两个人最终都认为你所做的是成功的可能性。”
沃森在格林特威德的头衔是“大胆未来的发起者、促进者和教练”，这反映了他在监督公司2001年底推出的一项名为“我们的大胆未来”的计划中所扮演的角色。沃森表示，“董事长对组织绩效的不满”引发了“大胆未来”计划，这一计划实际上是一个整合了多个组成部分的企业转型计划，包括努力提高整个公司的项目管理技能。沃森指出，格林、特威德希望这次培训能够为公司中经常出现的项目提供一剂解药，这些项目经常延误、超出预算，而且无法实现预期的交付成果。
当然，成功的项目管理需要很强的人际交往能力。位于印第安纳波利斯的礼来公司自动化工程团队负责人Jim Parshall说:“当你审视一个项目经理所需要的技能时，领导力是我一直关注的一个方面。”“这是一种为团队提供明确方向并激励团队的能力，尤其是当人们或团队处于时间紧张或资源受限的环境中时。”
通用汽车的埃斯特兰对此表示赞同，并补充说，一定的敬业程度是另一个必要因素。他说，开放和诚实以及良好的倾听技巧是赢得团队成员尊重的关键。他补充道:“你必须有想要做这件事的意愿，内心要有一股强大的动力，成为推动公司超越它所认为的能力的催化剂。”
事实上，根据Portny的说法，项目管理最简单的意义在于态度和行为。“这是一种态度，就是说，‘为了这个项目的成功，我会不惜一切代价。’如果你在一个大的或小的项目上没有这种态度，你使用什么样的系统都没用，因为你不会有成功的项目，你也不会有有效的项目管理。”就行为而言，“这并不意味着您完成了14个表单。然而，这确实意味着你在与人交谈时要花时间澄清信息，”Portny说。这意味着要清晰地沟通。
史密斯顾问还强调，清晰、开放和诚实的沟通是关键。“这可能是团队合作的基石，”他说。当项目负责人有一天抬起头，惊讶地发现项目已经拖延了6个月，这是沟通不足的迹象。“项目不会一次推迟六个月、三个月或一个月。他们每次会滑一个小时，”史密斯指出。“良好的沟通和团队合作可以让你避免这些一小时一小时的问题，通过围绕它们工作，并在问题出现时消除它们。”
当项目团队成员在地理上分散时，有效的沟通会变得更加困难，特别是当涉及到不同的时区、语言和文化时。许多大公司参与海上和全球项目已有多年，但随着最近外包的趋势，许多中小型公司正在获得他们第一次参与全球项目的经验。这使得清晰、前期的项目需求变得更加迫切。
今天基于web的项目管理软件工具可以提供帮助。虽然存在大量的项目管理软件产品，但大多数消息来源一致认为，主导市场份额的是微软公司(Microsoft Corp.)。，推出微软Office Project 2003产品套件。Portny说:“我猜在我打交道的人中，大约75%到80%的人在他们的网络上为他们的员工提供了微软项目。”
在微软，微软Office项目的技术产品经理William Lyon证实，市场已经从个人用户在桌面上使用Project转向广泛使用微软Office项目服务器解决方案进行项目协作。地理上分散的团队可以使用基于浏览器的项目Web access组件访问项目信息。里昂说:“现在团队成员可以看到他们的任务，并更新他们的时间表和状态。”“这也意味着项目信息更加最新。”
尽管大多数人都同意，项目管理软件可以让团队领导在安排和管理项目方面的生活更轻松，但它并不是万能的。“软件绝对是一种有用的工具，但如果你不知道如何运行你的项目，那么有工具也解决不了你的问题，”Pitney Bowes的约翰逊说。
许多业内人士也强调了管理支持和项目成功的重要性。再次强调，沟通是关键。
礼来公司的帕沙尔说:“主要是确保管理层了解你正在使用的技术，你为什么要使用它，如果项目碰巧在进度或成本上出现了差错，要了解造成这种情况的原因。”他说，礼来公司有一个名为“商务人士的技术眼”(Tech Eye for the Business Guy)的项目，通过这个项目，工程团队成员定期与管理层会面，有时是一对一的，以帮助填补管理技术理解方面的空白。
项目经理的工作通常还包括“承担责任”，Parshall指出，当项目延期或超出预算时，既来自管理层，也来自团队成员，当必须做出不受欢迎的决定时。当压力来自于管理层时，帕沙尔建议找到一种方法来重新分配能量。他指出:“比起个人或团队，管理层更可能对某一情况感到沮丧。”因此，提供数据来准确解释项目的现状和原因，以及一个摆脱困境的计划会有所帮助，Parshall说。
Parshall补充说，有些决定——从规定周末工作，到由于资金或时间短缺而缩减项目范围——可能对项目是正确的，但不受团队成员欢迎。“团队有时会非常沮丧，他们可能会责怪你这个领导。这未必是坏事，”他说。“你不希望他们互相指责，因为那样只会拖慢项目。”
最后，Smith指出，最好记住，每个项目都是投资、结束日期和功能集之间的权衡。Smith提醒道:“在项目过程中会发生一些事情，你很少能够完全完成一个项目而不权衡其中的一个或另一个因素。”
还要记住，态度也是关键。正如通用汽车的Esterline所言:“一个杰出的项目领导者是一个充满热情的人。你必须相信，”他说，“因为如果你不相信，相信我，你的团队也不会相信。”
