当与控制系统集成商合作时，一个全面的提案请求(RFP)——建立对您的需求和期望的清晰理解——是一个很好的开始工作的方法。创建一份可靠的RFP可以迫使所有利益相关方就公司的具体需求和你想要的结果达成共识。这是值得花的时间，因为它将提高回应的质量，减少之后的误解，更改订单和重新谈判。在评估来自不同集成商的提案时，RFP还可以使您的团队处于正确的轨道上。
一份全面的RFP将包含以下八个要素:项目概述;工作范围;功能;异常;成本和利率;商业上的考虑;文档;和所有权。
项目概述是集成商留下良好第一印象的机会。仔细阅读本节，以确保集成商完全理解您的目标。必须包括项目的总体目标、操作概述、项目进度里程碑和系统性能要求。
没有明确定义的工作范围和可交付成果清单的提案是一场灾难。这是文档的主要内容—您将要求集成人员负责的服务和交付结果。RFP和最终的提案都应该非常清楚要提供的系统集成服务。这些通常包括咨询、项目管理、规范、设计和文档、软件开发、文档和测试、采购、面板制造和测试、施工和安装、调试、培训和持续支持。提案还应具体说明可交付成果，即设备和应用程序。
这是集成商展示其拥有人才和技术的正确组合以满足您的需求的机会。集成器的深度应该会给你留下深刻的印象。寻找专业许可证和证书、员工的继续教育、法规和法规遵循的知识，以及您需要的软件认证，以确保一个高质量的项目和法规遵循。
系统集成商可能有充分的理由对你们的RFP提出异议。例如，集成商可以推荐新技术或新产品，从而提高能源效率或降低维护成本。这是你希望系统集成商具备的前瞻性思维。
考虑许多选项
首先看成本和费率部分可能很诱人，但要确保考虑到公司的能力和RFP的例外情况。虽然价格总是一个考虑因素，但它绝不应该是唯一的考虑因素;前期最低的价格并不总是最好的长期价值。与此同时，为您和集成商如何合作建立基本规则将减少双方的财务和法律风险。仔细审查集成商的标准条款和条件、政策和程序、标准发票条款、服务费率、保险范围、后果性损害和争议解决语言以及保证。
设计和软件文档是合同可交付成果的最终记录。确保最终的文档将包括所有的修改、修订和建成文档。系统集成商应该有一个标准策略来验证最新的版本已经被传输和接收。值得特别审查的一个商业问题是应用软件的所有权。出租作品是客户或集成商的财产吗?如果集成商计划保持所有权，则条款应清楚地说明许可安排。
在您对方案进行评估后，请前三名的控制系统集成商(CSI)公司亲自介绍他们的方案。与CSI面对面的会面是你澄清问题的机会，也是你进一步了解公司工作风格、文化和板凳深度的机会。
罗伯特·劳，execdir@controlsys.org，是控制系统集成商协会(CSIA)的执行董事。
