标准化文档管理促进知识共享

公司采用各种不同的方法来管理文档。

上世纪90年代末，BP收购了包括ARCO、Amoco和嘉实多在内的多家公司。每家公司都给BP组织带来了自己的一套工程技术实践标准。这既是不一致的根源，也是整个公司知识共享的障碍。2001年，BP启动了一个项目，通过将传统公司的不同标准合并为一套中心工程标准来解决这个问题。BP成立了一个中心部门，工程技术实践(ETP)，为公司的勘探和生产部门创建和维护BP的工程实践。

在这一倡议的背景下，BP的技术文件包含了与整个BP设备的设计、采购、调试、安装和检查相关的标准实践。文档将由公司内不同学科类别(仪器、阀门等)的指定主题专家(sme)撰写和拥有。一旦这些文件完成并发表，超过1万名英国石油公司的技术人员，主要是工程师和现场技术人员，将有权访问这些文件。

电子产品计划部门着手发展一套技术文件管理系统，以管理电子产品计划的文件，并推行相关的程序。由于Documentum(现在是EMC的一部分)作为公司企业内容管理平台，BP也选择它作为技术文档管理系统的平台。然而，需要额外的功能来满足计划的工作流需求。由于BP无法确定提供此功能的现成应用程序，因此它决定通过在Documentum之上构建自定义解决方案来满足未满足的需求。BP后来将这种定制解决方案称为“ETP库”。

该库提供了一个用户友好的界面，以确保广泛采用。元数据，如文档号、关键词、标题和分类法类别，与文档耦合在一起。这为用户提供了多个搜索选项，并能够通过存储文档的分类法进行导航。

协作能力

BP选择利用其现有Lotus Domino应用程序的协作功能来解决这些与文档相关的通信需求。只需要最小的定制。这个过程包括克隆现有的解决方案、对功能进行最小限度的扩展以及与ETP库的集成。由此产生的新解决方案“ETP共享学习”使用了与库相同的分类法，从而能够将共享学习与相关的官方文档关联起来。

当集成完成后，用户将访问感兴趣的技术实践文档。用户能够在ETP共享学习中添加机密评论，从而打开与主题专家的对话。主题专家将审查并验证评论和建议。一旦经过验证，这些评论和建议将在相关技术文档旁边的窗格中以“共享学习”的形式显示给用户。定期地，将共享的学习内容添加到官方文件的更新版本中，同时从共享学习区域中删除。随着这一过程的重复，共享学习领域将再次成为未来文件修订的工具。端到端流程和支持技术为BP管理和持续改进技术实践和相关文档提供了有价值的框架。

资产信息管理将是ARC即将于2011年2月7日至10日在奥兰多举行的世界工业论坛上讨论的几个关键问题之一。欲了解更多信息，读者可访问www.arcweb.com/res/forumorl．

克林特Reiser他是马萨诸塞州戴德姆市ARC Advisory Group Inc.的分析师。

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