新技术使项目在预算内按时完成

大多数项目都有两个共同点——超出预算和延期。新的技术工具已经出现，以帮助项目经理防止他们的项目偏离轨道。项目管理技术的共同主题是可见性、沟通和协作。这样做的目的是让参与其中的每个人都知道什么时候事情看起来开始走下坡路了。这样做的目的是在项目超出预算或陷入截止日期之前完成。

如果你发现你的项目总是落后并超出预算，这不仅仅是你的问题。加州圣何塞项目管理技术公司Realization的首席执行官桑吉夫•古普塔说:“项目通常很难按时、按预算进行。”“通常情况下，你会发现大约80%的项目超出了进度，40%超出了预算。只有不到20%的项目能按时完成。”

推进项目管理的首要目标是减少延误和计划外支出。两者都会影响组织的底线。改进项目管理的工具以强化技术的形式出现——软件公司竞相帮助管理人员在时间和预算上保持稳定——然而过程改进在项目管理的最新进展中也发挥了作用。改进的培训以及使用度量标准和最佳实践正在帮助项目经理降低成本并避免延误。

对于任何植物项目来说，时间就是金钱。“我们看到的一点是，速度是成功的关键。你越快把东西造出来，就能越快把它推向市场，”Brian Frank说，他是位于加州圣拉斐尔的软件供应商Autodesk公司的行业解决方案经理。“如果你能最大限度地减少生产线上的延误，这真的会影响到底线，所以减少延误是非常重要的。”

能见度就是一切

如果跨职能团队都在关注项目的进展，经理就更有可能在项目陷入泥潭之前抓住它。可见性本身就是沟通的形式，沟通本身就是责任的形式。如果一个团队知道另一个团队将在几周内完成一个项目，并且还知道该项目将晚运行几天，那么延迟就可以更容易地弥补。

诀窍在于确保每个人都知道发生了延迟。“良好的沟通是不可替代的。无论工具多么重要，你都不能用工具来替代它，”明尼苏达州伊甸草原自动化供应商艾默生过程管理公司的高级产品经理比尔·罗伯逊说。“我们在每周和每月的会议上与客户沟通项目的状态，每当我们开始看到事情超出规模时，我们都会让客户注意到它。”

可见性过程的一部分是让每个人都可以访问运行项目的文档和技术。微软公司Dynamics SL 2011产品部门经理Jeff Wallis说:“目标是通过允许团队成员轻松地访问文档和创建新的产品工作区来提高团队合作能力。”美国软件巨头。“我们致力于让非技术人员轻松创建SharePoint网站。他们可以将所有文档保存在一个简单的地方，还可以与其他团队成员共享这些文档。”

技术是向工厂项目经理提供可视性、沟通和协作的关键。许多新技术包括改进的沟通和协作。一些技术可以帮助管理人员更清楚地看到项目。欧特克的弗兰克表示:“我们看到的最重要的事情之一是3D技术被大量采用。”“当人们看到3D图像时，它很容易理解，即使对那些受过蓝图培训的人来说也是如此。3D的敏锐度增强了理解能力。”

3D模型是通过从不同来源获取数据并将其合并成一个更详细的图像来构建的。“我们将3D片段聚合成一个文档。你可以把管道添加到工厂建筑的视野中，”弗兰克说。“当你看到它的整体时，你可以创造边界-壁垒，告诉你不能在附近建造任何东西。这确实有助于项目经理更好地了解正在发生的事情。”

并不是所有的技术都有助于项目管理过程。犹他州奥勒姆市AtTask软件公司的社会拓展经理Ty Kiisel说:“项目管理软件的肮脏秘密是，大多数解决方案都非常复杂，以至于软件要求用户成为项目管理专家。”“我们派设计师去监督项目管理过程，这样我们就能发现哪里出了问题，哪里需要修复。”

设计师意识到的一件事是，项目经常在最终用户层面上崩溃，因为工程师在回家前忽略了更新他的状态。“我们观察我们的客户，发现最终用户是关键。如果在基层收集的数据不准确，整个项目就不准确，”Kiisel说。“我们必须弄清楚为什么最终用户会忽略更新项目，然后回家更新他的Facebook页面。”

设计人员发现，在终端用户界面的用户友好性方面存在困难。任意的最后期限也是一个问题。“灯泡亮了。为什么我们这么长时间忽视了最终用户?这是因为他没有参与购买过程。”“我们现在的首要任务是解决终端用户的问题，然后再向项目经理迈进。”

标准和培训

有时不需要复杂的技术就能发现事情超出了计划和预算。有时它只需要一组指标。“我们正在制定更严格的标准。它可能听起来不像一个大工具，但它是，”拉里克里斯蒂说，自动化供应商霍尼韦尔过程解决方案，在凤凰城的项目经理。“我们能够监控项目，并通过使用标准来节省成本。比如说，如果有人在澳大利亚工作得很出色，我们就会捕捉到这一点，并将其作为全球的标准。”

标准和最佳实践并不新鲜，但在全球范围内共享它们才是。“标准的使用已经持续了20年，但最新的是范围，”克里斯蒂说。“我们一直都有认证和工具，但15年前，当这些工具还处于青春期时，全球的合规要求要低得多。今天，我们确保我们符合全球标准。这给了我们质量。”

项目管理已经成为一门独立的专业学科。越来越多的项目由受过项目管理技能培训的管理人员管理。“项目管理认证正变得越来越重要。人们都在宣传，他们的员工中有很多都是经过认证的项目经理，”马萨诸塞州戴德姆ARC咨询集团有限公司的研究总监Russ Novak说。“许多经营工厂项目的公司都有自己的内部大学。”他指出，认证经理与非认证经理并肩工作，分享知识。“如果你被分配到一个项目，而且你已经上过公司的内部大学，你就会和没有上过大学的人配对。”

一些供应商正在采用学术上制定的专业标准，并将其引入内部。“我们采用了项目管理协会的项目流程。艾默生过程管理公司(Emerson Process Management)的产品经理金姆•凡坎普(Kim VanCamp)表示。

就像工厂正在努力改进他们的制造过程以持续改进一样，项目管理技术和技术也处于不断发展的状态。在这两种情况下，改进的动力是一样的——节省资金和资源。按时、预算内的项目可以节省资金。技术进步是显而易见的，也是意料之中的，但改进也以更多的培训、具体的标准、指标和最佳实践的形式表现出来。

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