你总能从rfp中得到你想要的

典型案例:金宝汤和梅特勒托莱多

的两位主要贡献者和合著者CPG行业RFP指南以及随之而来的RFP流程模板马特·斯旺森在哪金宝汤公司和约翰·尤伯梅特勒-托莱多产品检验部．通过无私地分享各自的专业知识和每家公司的支持，CPG行业和原始设备制造商拥有更有效地管理其资本支出项目的工具，并实现垂直创业。

无线光通信研究所:Matt，在你看来，RFP过程中最大的挑战是什么?

Swanson:rfp很耗时。这还不包括编写RFP所需的时间，但澄清和更新所需的工作量可能会非常大。在我看来，无休止的电话、冗长的电子邮件链和会议，可以通过更好的流程来最小化。此外，缺乏专业知识往往是一个很大的挑战。缺乏经验或刚进入行业的工程师有时无法提供rfp的关键数据。如果没有经验丰富的工程师的监督和RFP审查，这些RFP可能会导致设备采购的重大问题。OEM可能没有注意到缺失的数据或做出其他假设，从而导致不准确或具有误导性的建议。提案可能会因为RFP写得不好而被拒绝，并且可能没有选择最优解决方案。如果你不能从原始设备制造商那里得到对等的建议，那么在竞争厂商之间做出正确的决定也很困难。我们很少仅仅根据成本或交货来投标。 Many factors need to be considered when choosing solutions. It’s important to prepare a comprehensive RFP to allow the OEM to prepare a well-written proposal. To that point, new vendors often struggle to gain our business because they lack the experience with our very elaborate standards and specifications. We may miss out on an optimal solution from a new vendor based on solely on how the RFP was written and how the specifications were presented.

无线光通信研究所:马特，你直接参与了索取CPG行业建议书指引作为最佳实践。请分享你和其他人是如何将此整合到金宝的资本采购过程中的。

Swanson:我们的采购小组利用OpX领导网络指南创建了我们新的RFP模板。到目前为止，这是一个很大的改进，得到了我们采购团队的好评。我们的工程师正在减少需要澄清的问题，我们正在更快地发出采购订单(PO)。这些提案似乎也更早地被退回，并要求我们提出修改意见。在过去，几乎每个工程师都创建了他或她自己的RFP模板，这是非常不一致的。这让oem和我们的利益相关者都感到失望。我们确实要求原始设备制造商根据一长串的标准和要求来制造设备。如果RFP没有适当的指示和指导，通常会导致很多问题。新模板提高了对所需标准和规范的理解。

无线光通信研究所:您能否分享一下您在推动金宝资本交付过程中所获得的一些经验教训?

Swanson:我们的工程领导强烈强调严格遵守正式的项目交付过程，作为项目成功的高优先级和必要条件。在我们的项目交付过程中，设备采购过程是一个重要的领域，这一过程得到了显著的改进。我还可以分享一些我多年来在rfp方面学到的经验。通常，我们要求原始设备制造商提供设备成本，而不发布正式的RFP或RFP中反映的所需细节。这些快速的、夸张的估计非常有助于做出决定或形成方向。但如果低估了这些因素，可能会在资本交付过程中引发重大问题。OpX指南中的清单允许用户轻松快速地填充关键信息，应在项目提交之前使用。通常情况下，隐形成本在购买设备后才会被发现。这些成本通常是供应商在发布PO后接收新信息的原因。同样，清单中列出的细节应该将这些意外最小化。 Building long-term relationships with OEMs is a key to success. Having the alignment and full understanding of the requirements improves the chances of success for both parties.

无线光通信研究所:作为梅特勒-托莱多产品检验部门的合规主管，请与我们分享您如何在您的公司内推动OpX行业最佳实践的持续利用，特别是OpX的使用CPG行业RFP指南．

乳房:首先,这是一个关于法规遵循的一些背景知识。从OEM的角度来看，合规性通常意味着满足机器应用市场对机器产品的法定和规范要求。这些不同的需求文件(法令、指令、规范、规章、标准)因辖区而异，它们在结构或内容上经常不一致也就不足为奇了。除了确保机器是合规的之外，大多数cpg还对其产品有合规要求，并且许多机器产品被视为协助遵从性工作的工具。

作为机器构建者，我们致力于将这些复杂的需求文档分解成更简单的、单独的需求，然后努力满足这些不同的需求。

所有这些都很好，但没有太大价值，除非你的客户想要你的机器，这就是OpX RFP指南的作用。这些指导方针提供了业界对客户最重要的观点，以及为客户组织关键信息的一致方式。我们不能指望欧盟、美国、巴西、中国等就他们不同的需求达成一致，但作为一个行业，我们可以就收集和呈现需求和能力的方法达成一致。

当供应商和用户都遵循RFP指南结构时，产生一组投标要求和拟议解决方案所需的时间就会减少。几乎所有的机器制造商都自动化了他们产品的信息收集，在创建这些自动化工具时，考虑指南中的内容应该是绝对的要求。

我个人每个月都会审查几个用户需求文档。我们所观察到的是结构上缺乏一致性、冗余和需求冲突。每个组织在不同的学科领域都有自己的专家，每个专家对机器的要求都有自己的意见。这并不奇怪。除非你需要有条理，否则你应该对无条理有心理准备。OpX产品使oem和CPG组织更容易找到新的中心线，并建立共同的框架和语言。这可以防止大量“在翻译中丢失”的问题。该结构还与我们整个行业所教授的质量实践相一致。对于这个文档区域，可以将其视为一种5S方法。

OpX文档有助于在结构和内容上建立一致性。我们已经看到，一些CPG公司正在引导他们的文档组织与RFP结构保持一致，卫生要求文件的语言也开始出现。

无线光通信研究所:在未来的几个月和几年里，您如何看待使用RFP指南以及其他OpX工具为您的所有客户(无论规模或行业部门)带来的附加价值?

乳房:OpX工具是“基准测试”工具，每个工具都有特定的用途。例如，您使用某些工具来评估产品的法律和规范要求。当您处理这些文档时，您还需要关注您的客户是如何在RFP文档中反映需求的。这将告诉您这些需求文档的哪些部分对您的客户最重要。OpX工具可提供10,000英尺的情况视图。对于每个RFP，您仍然需要了解特定的客户需要什么，但是您可以从更高的高度解决许多问题。

我们将继续使用OpX工作产品作为我们方法和产品的评估工具，并作为改进我们产品的学习工具。OpX工作产品不仅是对行业地位的有效评估，而且还教会了我们与客户沟通的最佳方式。OpX论文是从CPG角度撰写的。会说当地语言很重要。

对于产品遵从性领域，更改不仅是预期的，而且是内置的。回顾过去几年创建的OpX工具，您会发现很少有工具背后没有遵从性需求。大多数与安全有关，要么是人员安全(工人安全)，要么是公众安全(卫生、过敏原、可持续性、远程访问)。即使是[整体设备效率]工作产品——导向性能优化——也需要标准化应用数量以提供可比信息。大多数第三方标准的修订周期为五年。这意味着每年您都应该对您在实践中应用的标准和规范进行20%的更新。我们将期待OpX发展这一套指导文件，并在其出版物中保持最先进的方法。这是为了确保第一年提供的指导在文档生命周期的第五年仍然有效。

关于案例系列

在过去几年，PMMI的OpX领导网络为cpg和oem公司制作了20多份制造工艺改进文件。最近，FSO研究所促进了这些文件的采用和实施，特别是对食品和饮料制造商。在这个与FSO研究所合作的2020年案例系列中，ProFood世界展示了实际案例，以展示cpg如何使用OpX文件来改善其整体制造健康状况以及与原始设备制造商和其他供应商的合作。欲知详情，请浏览www.opxleadershipnetwork.org而且www.fsoinstitute.com．