可能是一堆又一堆。维护和检索文档的成本可能是惊人的。文档管理博客，blog.docpoint.biz，引用了一项研究，“IDC估计，拥有1000名知识工作者的典型企业每年浪费250万至350万美元用于搜索不存在的信息，无法找到现有的信息或重新创建无法找到的信息。”
该博客还引用了一项Coopers & Lybrand的研究，该研究显示，90%的企业记忆存在于纸上，但平均而言，这张纸在90%的时间里只是被洗牌和从一个地方移动到另一个地方。文档平均被复制19次。最能说明问题的是，专业人士花了一半的时间寻找信息，但只花了5%到15%的时间阅读信息。
许多(如果不是大多数的话)文件是各种政府法规所需的基本记录。它们可能被用于专利搜索、税务记录、产品历史或许多其他用途。存储成本很高，而且安全性一直是个问题。重要的文件就这样被带走了。分发纸质文件既费钱又费时。利用诸如因特网连接、文件扫描、电子分发和网络存储等现代计算技术的时机似乎已经成熟。
在云端
有许多基于计算机的文档存储和检索产品存在，但是软件即服务(SaaS)的使用在这个市场上呈爆炸式增长。使用SaaS，文档被扫描，电子副本存储在可通过internet访问的服务器上——通常由供应商托管并存储在所谓的“云”中。备份是很容易和常规的。排序、检索、搜索和分发变得更加容易。该流程属于信息技术(IT)部门的职权范围，因此它可以将其治理过程引入各方——备份、安全、公司标准等。SaaS解决方案使应用程序升级、版本控制、补丁和访问更便宜、更简洁。IT的角色从软件开发和桌面维护到规范和治理监督。
位于旧金山的文档管理解决方案供应商Knowledgetree提供了一些评估系统的考虑因素:
该软件是否易于使用，具有一致的用户界面?它是否允许你灵活地适应组织的目标和文化?是否可以通过网络浏览器、Microsoft Office工具和电子邮件等现有工具访问?
它是否具有轻量级的Web和图形用户界面，可以很好地在您的内部网、虚拟专用网和Internet上为移动和远程用户工作?
它是否支持用于纸质文档批量数字化和与其他生成数字文档的设备(如传真服务器)集成的通用工具?
如果您打算将文档管理系统与企业中的其他软件(例如，客户关系管理和企业资源规划软件)集成，它是否具有预先构建的第三方应用程序连接器的生态系统，以及支持进一步集成的强大的、基于标准的集成技术和开发人员应用程序编程接口(api) ?
正确实施的文档管理系统将加快新产品上市的时间，帮助您经济地满足法规要求，并提高知识工作者的生产力。组织必须对他们的内容做更多的事情，而不仅仅是将其归档。现代工具可以使所有这些知识产权为组织工作，而不是成为成本消耗。
如果您在归档系统中忙得不可开交，总是在寻找关键文档，或者如果您的电子系统不支持与应用程序的接口，那么是时候研究处理所有这些积累的企业知识的更好方法了。
Gary Mintchell, gmintchell@automationworld.com，是自动化的世界．
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